Benchmark – gewusst wie

Benchmarking als strategisches Instrument für MVZ

Sofern sich ein Medizinisches Versorgungszentrum dem wirtschaftlichen Wettbewerb stellen und langfristig am Marktgeschehen teilnehmen möchte, sollte es sich stetig wandeln, verbessern, effizienter arbeiten und seine internen Prozessstrukturen und die gesellschaftsrechtliche Rechtsform optimieren. Ein Hilfsmittel für das MVZ kann hierbei das Benchmarking sein. Ziel ist es, Prozesse und Kennzahlen wie z.B. Behandlungsqualität, Patientenzufriedenheit, Wartezeiten, Bestellwesen u.a. zu verbessern, um letztendlich Branchenführer zu werden. Auf der Basis der gewonnenen Erkenntnisse sollten die die eigenen Geschäftsprozesse besser verstanden und daraufhin die Unternehmensstrategie überprüft und ggf. Unternehmensziele neu ausgerichtet werden.

Benchmarking wird definiert als ein methodischer Vergleich eigener Prozesse und Produkte mit denjenigen von einem oder mehreren Vergleichspartnern, die als besser identifiziert wurden. Diese Vergleichspartner werden möglichst anhand von Ähnlichkeiten in der eigenen Organisation gefunden, es können aber auch andere Markteilnehmer sein.


Ziele des Benchmarking für ein MVZ

Hat sich die Geschäftsführung des MVZ dafür entschieden ein Benchmarking durchzuführen, ist festzulegen, welcher Prozess dem Benchmarking unterlegt werden soll. Die Steuerungsgrößen des Prozesses werden dann denen der potenziellen Vergleichspartner gegenübergestellt. Aus der Abweichung zum besten Wert (Benchmark) ergibt sich ggf. eine Leistungslücke, die zukünftig zu schließen ist. Die Ziele, die ein MVZ zur Schließung einer Leistungslücke verfolgen kann, können folgende sein:


Fachliche Ziele

  • besondere medizinische Versorgungsqualität aus einer Hand für Patienten/-innen bieten
  • eine enge Zusammenarbeit aller an der Behandlung Beteiligten anstreben

Gesellschaftsrechtliche Ziele

  • Auswahl der sinnvollsten gesellschaftsrechtlichen Form, wie z. B. GbR, Partnerschaftsgesellschaft oder GmbH

Wirtschaftliche Ziele

  • Das MVZ als gewinnorientiertes Wirtschaftsunternehmen soll mehr Gewinn bringen als die Summe aller Einzelpraxen und Leistungsträger bei Kostenoptimierung und der Nutzung von Synergieeffekten

Strategische Ziele z.B.

  • Sicherung der Versorgung in der Region
  • Aufbau eines umfassenden Kooperationsnetzes mit weiteren Berufsgruppen
  • Gewinnung von Direktverträgen mit Krankenkassen oder anderen Kooperationspartnern
  • Steigerung der Auslastung der Arbeitszeit und der Geräte
  • interdisziplinäre Kooperation mit größeren Einheiten wie z.B. Krankenhäusern
  • Kontrolle und der Aufbau von funktionierenden Zuweisungsströmen
  • Anwendung des Bausteinprinzip und weitere Diversifikation
  • regionale und überregionale Vergrößerung des Einzugsbereichs
  • Erlangen der Marktführerschaft und Schaffen von Wettbewerbsvorteilen
  • Lösung von Nachfolgeproblemen bei Praxisabgabe oder Berufsaufgabe eines Arztes u.a.

Vor- und Nachteile des Benchmarking für das MVZ

Der Vergleich mit anderen soll dem MVZ helfen, die derzeitige Stellung im Markt sowie die Leistungsfähigkeit zu halten oder zu verbessern. Anhand der Durchführung eines Benchmarking-Prozesses kann der MVZ-Träger herausfinden, ob seine Einrichtung die Anforderungen der Patienten/-innen erfüllt bzw. wie weit sie vom Marktführer entfernt ist. Durch die Analyse von Best Practices anderer MVZ können die eigenen Prozessabläufe verbessert werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Mitarbeiter die Veränderungsprozesse unterstützen und mittragen.

Nachteilig am Benchmarking ist, dass es sich für den noch verhältnismäßig jungen Organisationstypus MVZ um ein noch relativ ungewöhnliches strategisches Instrument handelt. Es gibt nur einen kleinen Kreis an Fachleuten, die einen entsprechenden professionellen Erfahrungsschatz zur Durchführung eines MVZ-Benchmark-Projektes haben.

Je nachdem, ob es sich beim Benchmarking um einen internen oder externen Vergleich handelt, können weitere Nachteile zum Tragen kommen:

Beim internen Benchmarking besteht das Risiko, dass Schwächen in den Prozessabläufen nicht erkannt werden bzw. die eigene Leistungsfähigkeit falsch eingeschätzt wird. Der gewünschte Anstoß zur Veränderung bleibt dann aus.

Führt ein MVZ-Träger ein externes Benchmarking durch, so sind die Benchmark-Partner in der Regel potenziellen Wettbewerber. Fraglich ist, ob diese bereit sind, sich einem Benchmark-Vergleich zustellen. Hier wird die Frage relevant, wie mit sensiblen Daten umgegangen wird und wie sichergestellt wird, dass kein Betriebs-Knowhow und damit Wettbewerbsvorteile herausgegeben werden. In jedem Projekt sind vergleichbare Rahmenbedingungen zu schaffen, d.h. Abläufe und Strukturen sind vergleichbar und übertragbar zu machen, um so zu aussagefähigen Benchmark-Ergebnissen zu gelangen. Der Zugriff auf Vergleichsdaten über MVZ ist mangels umfassenden Datenmaterials schwierig.

Da die Arztpraxis dem MVZ fachlich nahesteht, könnte man auf die Idee kommen, diese als Benchmark-Partner auszuwählen, da es hier sehr umfangreiche Datenerhebungen seitens der Kassenärztlichen Vereinigungen gibt. Ein Benchmark zwischen einem MVZ und einer Arztpraxis ist jedoch nur bedingt aussagekräftig, was im Folgenden aufgezeigt wird.


Die Arztpraxis als Benchmark-Partner?

Für die Zusammenarbeit von Ärzten, z. B. als Berufsausübungsgemeinschaft oder Praxisgemeinschaft, gibt es gesellschaftsrechtliche Kooperationsformen. Zu nennen ist hier etwa die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Weniger verbreitet ist die sog. Partnerschaftsgesellschaft, welche der Eintragung in das Partnerschaftsregister bedarf. Es handelt sich dabei um eine Personengesellschaft, welche nur von den freien Berufen gegründet werden kann. MVZ dürfen und werden darüber hinaus oft in der Rechtsform einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) geführt. Es handelt sich dabei um eine Kapitalgesellschaft, welche durch das Kapitalaufbringungsprinzip und durch streng einzuhaltende Formalien bei der Gründung und der gesellschaftsvertraglichen Ausgestaltung geprägt ist.

Unabhängig von der Frage, ob die Rechtsform einer GmbH für ein MVZ überhaupt vorteilhaft ist, bestehen bei einem als GmbH betriebenen MVZ Besonderheiten, die einen Vergleich zu einer als GbR oder Partnerschaftsgesellschaft betriebenen Arztpraxis erschweren, wenn nicht gar unmöglich machen.

Hinzu kommt, dass im Vergleich zu einer Einzelpraxis oder Berufsausübungsgemeinschaft in einem MVZ Ärzte mit verschiedenen Facharzt- und Schwerpunktbezeichnungen tätig sind. Dies kann bei der Honorierung der Vertragsarztleistungen Zuschläge auf die für sie geltende Fallpunktzahl bis zu 35 Prozent mit sich bringen, mit der Folge, dass die Vergleichbarkeit bezogen auf die Einnahmesituation auch insoweit hinkt. Umgekehrt darf z. B. die Abrechnung privatärztlicher Leistungen durch ein MVZ in der Rechtsform der GmbH nicht ohne Weiteres erfolgen, wenn diese als GmbH betrieben wird. Der Anwendungsbereich der Gebührenordnung der Ärzte ist für eine GmbH nicht zulässig. Hier muss das MVZ auf die unmittelbare Rechnungsstellung durch die behandelnden Ärzte zurückgreifen. Dies führt im Hinblick auf die Vergleichbarkeit (z. B. der Abrechnungsprozesse) zu Schwierigkeiten. Zudem ist für ein MVZ die Erbringung ärztlicher und teilweise nichtärztlicher Leistungen aus einer Hand kennzeichnend, so dass auch in Bezug auf die erbrachten Leistungen keine Vergleichbarkeit gegeben ist.

Auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht wird ein Benchmarking zwischen einem MVZ und einer Arztpraxis schwierig. Analysiert man die Organisationsform eines MVZ und vergleicht sie mit herkömmlichen Einzelpraxen oder Berufsausübungsgemeinschaften, so zeigen sich Unterschiede vor allem in den Bereichen Planung, Marktforschung und Finanzen. Im MVZ liegt im Vergleich zu vielen Arztpraxen oft ein betriebswirtschaftliches Unternehmenskonzept vor. Ein MVZ ist wirtschaftlich und organisatorisch ein grundlegend anderes Gebilde. Damit scheidet eine Arztpraxis als Benchmark-Partner aus.


Benchmarking versus Betriebsvergleich

In der betrieblichen Praxis wird Benchmarking oft mit dem Betriebsvergleich verwechselt. Benchmarking unterscheidet sich jedoch vom klassischen Betriebsvergleich deutlich. So ist Benchmarking eine strategische Managementmethode, die Bestandteil des strategischen Planungsprozesses ist. Ein Benchmarking stellt eine ganzheitliche Betrachtung der Geschäftsprozesse an. Anhand des Betriebsvergleiches kann nur die Positionierung im Markt bestimmt werden. Beim Benchmarking kann die Marktpositionierung bestimmt werden und darüber hinaus auch eine Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen für das MVZ erfolgen.

Der klassische Betriebsvergleich anhand von Kennzahlen stellt keine Betrachtung der ganzheitlichen Geschäftsprozesse dar. Der Betriebsvergleich fokussiert sich auf eine Markt – Produktbetrachtung. Die Informationen stammen oft aus Sekundärquellen und sind häufig zu wenig detailliert. Die sehr oft rein auf Arztpraxen (Einzelpraxen oder Arztzusammenschlüssen) fokussierten Betriebsvergleiche werden von diversen Softwarehäusern relativ einfach und durchaus aussagekräftig zur Verfügung gestellt. Dies geschieht durch die Verarbeitung der Finanzbuchhaltungsdaten, die Darstellung in verschiedenen Zeitebenen und -vergleichen, den Vergleich mit materiellen Zielvorgaben oder durch den anonymisierten Vergleich der Ergebnisse der Tätigkeit im gleichen Fachbereich. Da Medizinische Versorgungszentren (MVZ) Einrichtungen für eine fachübergreifende Zusammenarbeit unterschiedlicher medizinischer Fachgebiete sind, ist diese Form der Analyse im Sinne eines Benchmark-Prozesse zur Analyse von Geschäftsprozessen nicht Ziel führend.


Nutzen von Benchmarks

Ein Benchmark ist ein Referenzpunkt einer gemessenen Bestleistung. Im Falle von Arztpraxen dienen Benchmarks dazu, dem oder den Ärzten ihre Stärken und Schwächen vor Augen halten, um ihnen an Hand ihrer Zahlen und Prozesse zu zeigen, in welcher Entwicklungsphase sich das "eigentümergeführte" Arztunternehmen befindet. Beim MVZ dagegen sind andere Referenzpunkte maßgebend, um eine Bestleistung zu messen.

Je komplexer die Zielstellung des MVZ ist, desto vielfältiger sind die Aufgaben der Führungskräfte und desto relevanter ist es, wie viel Kapital, Energie und Zeit in die Entwicklung des MVZ investiert werden.

Abhängig von der wirtschaftlichen Größe des MVZ sind im Rahmen eines Benchmarking-Prozesses unter anderem die folgenden Prozesse von einer Geschäftsführung zu bewältigen:

  • Definition, Entwicklung und Umsetzung strategischer und wirtschaftlicher Ziele
  • Auftreten und Repräsentation nach außen
  • Umsetzen des Marketingkonzepts
  • kaufmännische Führung und Leitung des Geschäftsbetriebs
  • Vorbereitung von Unternehmensentscheidungen
  • betriebswirtschaftliche Planung, Analyse, Kontrolle und Steuerung
  • Finanz- und Liquiditätsmanagement
  • Personalführung
  • Organisation des Geschäftsbetriebs und der Abläufe
  • Sicherheit und Kontrolle des laufenden Betriebs
  • reibungslose Ablauf des Tagesgeschäfts
  • Abwendung von Störungen
  • vorausschauende Planung und Beobachtung des Marktes und aller Einflüsse

Der Komplexität der Unternehmensführung ist die Ausarbeitung unternehmensspezifischer Benchmarks geschuldet. Hierbei kann die Geschäftsführung auch externe Unterstützung in Anspruch nehmen. Es müssen Entwicklungen beobachtet, analysiert, unterstützt oder aufgehalten werden. Das kann eine Geschäftsführung dann, wenn sie die richtigen Führungsinstrumente in der Hand hat. Ein Benchmarking kann die Geschäftsführung hierbei unterstützen.


Schlussbemerkung

Will ein MVZ-Träger erstmalig ein Benchmark-Projekt starten, sollte er in Erwägung ziehen, sich externe Unterstützung zu holen. Das MVZ hat zunächst die eigenen relevanten Prozesse, die einem Benchmarking unterzogen werden sollen, zu untersuchen und Vergleichsgrößen zu definieren. Hierbei kann der klassische Betriebsvergleich herangezogen werden. Im nächsten Schritt wird ein geeigneter Benchmarking-Partner ermittelt.

Ein Benchmarking-Projekt kostet Zeit und verursacht Kosten. Je nach Umfang der Prozessabläufe können hier in- und externe Kosten in einem nicht unerheblichen Umfang anfallen. Damit das Projekt Benchmarking erfolgreich verläuft, sind hohe Anforderungen an das Projektteam und das Projektmanagement im Hinblick auf die Vergleichs- und Bewertungsphase sowie die Maßnahmenentwicklung und die Umsetzungsphase zu stellen.


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