Änderungen im Reisekostenrecht ab 2014

Im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 30.09.2013 zur Reform des steuerrechtlichen Reisekostenrechts, welche ab dem 01.01.2014 in Kraft trat, ging dieses auf nachfolgende Änderungen ein.

1. Definition erste Tätigkeitsstätte

Der zentrale Punkt der ab 1. Januar 2014 in Kraft getretenen Neuregelungen ist die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, die künftig an die Stelle der regelmäßigen Arbeitsstätte tritt. Der Arbeitnehmer kann zukünftig ausschließlich eine oder gar keine erste Tätigkeitsstätte haben. Sowohl betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers als auch betriebliche Einrichtungen von Dritten (Kunden) können erste Tätigkeitsstätte sein. Damit eine Tätigkeitsstätte "erste" sein kann, muss der Arbeitnehmer an dieser dauerhaft tätig werden. Dies stellt eine Prognose dar.

Ein Beispiel für die dauerhafte Zuordnung eines Arbeitsnehmers (erste Arbeitsstätte) zu einer betrieblichen Einrichtung: "Der Arbeitnehmer A ist von der Firma Z als technischer Zeichner ausschließlich für ein Projekt befristet eingestellt worden. Das Arbeitsverhältnis von A soll vertragsgemäß nach Ablauf der Befristung enden. A hat ab dem ersten Tag der Tätigkeit bei Z auf Grund der arbeitsrechtlichen Zuordnung des Arbeitgebers seine erste Tätigkeitsstätte."

Im Gegensatz dazu ein Beispiel für eine fehlende dauerhafte Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung nach den vorstehenden Kriterien (z. B. weil der Arbeitgeber ausdrücklich auf eine Zuordnung verzichtet hat oder ausdrücklich erklärt, dass organisatorische Zuordnungen keine steuerliche Wirkung entfalten sollen) oder ist die getroffene Festlegung nicht eindeutig: "Der Kundendienstmonteur K, der von seinem Arbeitgeber keiner betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist, sucht den Betrieb seines Arbeitgebers regelmäßig auf, um den Firmenwagen samt Material zu übernehmen, die Auftragsbestätigungen in Empfang zu nehmen und die Stundenzettel vom Vortag abzugeben. Der K hat keine erste Tätigkeitsstätte. Der Betrieb seines Arbeitgebers wird auch durch das regelmäßige Aufsuchen nicht zur ersten Tätigkeitsstätte, da er seine eigentliche berufliche Tätigkeit an diesem Ort nicht ausübt."

2. Sammelpunkt und weiträumiges Arbeitsgebiet

Die Fahrten des Arbeitnehmers von dessen Wohnung zu dem vom Arbeitgeber festgelegten Ort werden wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt, sofern keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt und der Arbeitgeber durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen bestimmt, dass dessen Arbeitnehmer sich dauerhaft an einem Ort einzufinden hat um von diesem seine eigentlichen Arbeitsorte aufzusuchen bzw. von dort aus seine Tätigkeit aufnimmt. Die Fahrten dorthin führen nur zur steuerlichen Geltendmachung der Entfernungspauschale. Ebenso verhält es sich bei Fahrten zum dichtesten Zugang eines weiträumigen Arbeitsgebietes. Dieses liegt vor, wenn der Arbeitnehmer Tätigkeiten auf einer Fläche und nicht innerhalb von betrieblichen Einrichtungen verrichten soll. Arbeitnehmer können in diesen Fällen steuerlich Verpflegungspauschalen in Anspruch nehmen.

3. Verpflegungsmehraufwand

Die zuvor dreistufige Staffelung der Verpflegungspauschale wurde auf eine zweistufige Staffelung reduziert. Bei der Gewährung der Verpflegungspauschale ergeben sich drei Möglichkeiten. Im Schreiben des Bundesfinanzministeriums wird klargestellt, dass eine eintägige auswärtige Tätigkeit vorliegt, wenn der Arbeitnehmer nicht auswärts übernachtet, sondern zurückkehrt. Hierfür kann der Arbeitnehmer bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bis zu 12 Euro steuerfrei als Pauschale erhalten. Bei mehrtägigen auswärtigen Tätigkeiten, also mit auswärtiger Übernachtung, dürfen bis zu 12 Euro je An- und Abreisetag und 24 Euro für jeden Zwischentag steuerfrei gezahlt werden.

Ausnahmen: Bei Reisen über Nacht, die zwei Tage dauern, allerdings ohne Übernachtung werden die Zeiten zusammengezählt. Bei mehr als 8 Stunden kann eine steuerfreie Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro angesetzt werden. Neu ist, dass es irrelevant ist wann diese Nachtreise beginnt. Die bereits bestehende Dreimonatsfrist bleibt für Tätigkeiten an derselben Auswärtstätigkeitsstätte erhalten. Dieselbe Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn diese an mindestens drei Tagen wöchentlich für die Tätigkeit aufgesucht wird. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraumes erfolgt jeweils im Nachhinein.

Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit einem Steuersatz von 25% pauschalisieren sofern dieser seinen Angestellten auf Grund einer auswärtigen Tätigkeit die Verpflegungsmehraufwendungen vergütet. Allerdings gilt hier zu beachten, dass die Grenze nicht überstiegen werden darf.

4. Doppelte Haushaltsführung

Zukünftig ist es für das Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung erforderlich, dass eine finanzielle Beteiligung an der Wohnung am Lebensmittelpunkt besteht. Diese liegt vor, wenn 10 Prozent der monatlich regelmäßig anfallenden laufenden Kosten vom Arbeitnehmer mitgetragen werden. Bei Arbeitnehmern mit der Steuerklasse III-V kann die finanzielle Beteiligung ohne Nachweise unterstellt werden. Ledige Arbeitnehmer müssen dies dem Arbeitgeber schriftlich bestätigen.

Die Höhe der steuerfrei erstatteten Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung darf 1.000 Euro im Monat nicht übersteigen. Hierzu zählen alle mit der Wohnung anfallenden Kosten. Sofern der Betrag nicht ausgeschöpft wird, kann er auf die Folgemonate im selben Kalenderjahr übertragen werden. Erstattungen von Nebenkosten mindern die Unterkunftskosten im Zeitpunkt des Zuflusses. Auf die Größe und die ortsübliche Miete kommt es künftig nicht mehr an.

5. Unterkunftskosten

Unterkunftskosten, die auf Grund von Auswärtstätigkeiten beruflich veranlasst sind, können unbegrenzt in tatsächlicher Höhe übernommen werden. Hierbei muss er Arbeitgeber prüfen, ob die Notwendigkeit der auswärtigen Übernachtung gegeben ist. Die Angemessenheit der Unterkunft ist nicht relevant. Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten mit Übernachtungen an derselben Tätigkeitsstätte dürfen ab dem 49. Monat nur 1000 Euro monatlich vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Auslandsübernachtungen sind hiervon ausgenommen. Die 48-Monatsfrist beginnt erst, wenn dieselbe Tätigkeitsstätte an mindestens drei Tagen aufgesucht wird. Sobald die Frist mindestens sechs Monate unterbrochen ist beginnt diese neu.